TÉRMINOS Y CONDICIONES

RASOT ESTRATÉGICA COMERCIAL SAS · NIT 900.312.805-6 · Grupo Empresarial RASOTEC (RASOT SAS, RASOTEC)

RASOT ESTRATÉGICA COMERCIAL SAS atiende tres (3) líneas de negocio: Licenciamiento Odoo, Odoo Partner (consultoría e implementación) y BPO de Procesos Administrativos. RASOT no ejerce la contaduría pública; los actos propios de esa profesión los prestan contadores públicos independientes, en nombre propio. Cada Capítulo de este documento aplica a los productos y servicios de la línea de negocio correspondiente, según la categoría del producto incluido en la cotización, pedido o factura. El Capítulo III (Acuerdo de Niveles de Servicio – SLA) aplica a todas las líneas de negocio.

ÍNDICE

1. CAPÍTULO I – Licenciamiento Odoo (Términos Generales de Venta de Odoo S.A.)
2. CAPÍTULO II – Odoo Partner: Consultoría e Implementación Odoo
3. CAPÍTULO III – Acuerdo de Niveles de Servicio y Soporte (SLA) – aplica a todas las líneas
4. CAPÍTULO IV – BPO de Procesos Administrativos (Outsourcing de Profesionales Independientes)

CAPÍTULO I – LICENCIAMIENTO ODOO

Odoo Inc. - Odoo SA - Odoo México

Odoo TÉRMINOS GENERALES DE VENTA

Estos Términos Generales de Venta rigen la venta de productos y servicios por parte de Odoo S.A. y sus filiales (en adelante, conjuntamente, «Odoo S.A.») al cliente. A los servicios proporcionados por Odoo S.A. pueden aplicarse términos adicionales (por ejemplo, el Acuerdo de suscripción de Odoo Enterprise). Si estos términos adicionales son inconsistentes con los Términos Generales de Venta, prevalecerán sobre estos Términos Generales de Venta. 

Lea estos términos detenidamente antes de realizar un pedido a Odoo S.A. 

Al aceptar un pedido con Odoo S.A., el cliente manifiesta su aceptación de estos términos.

El cliente renuncia explícitamente a sus propias condiciones y términos estándar, incluso si estos se redactaron después de estos términos y condiciones estándar de venta. Para que una derogación sea válida, debe acordarse expresamente por adelantado por escrito.

Nuestras facturas son pagaderas en un plazo de 21 días laborables, a menos que en la factura o el pedido se indique otro plazo de pago. En caso de falta de pago en la fecha de vencimiento, Odoo S.A. se reserva el derecho de solicitar un pago de intereses fijos del 15% sobre la suma pendiente. Odoo S.A. estará autorizada a suspender la prestación de servicios sin previo aviso en caso de retraso en el pago.

Si un pago aún está pendiente más de sesenta (60) días después de la fecha de vencimiento, Odoo S.A. se reserva el derecho de recurrir a los servicios de una empresa de recuperación de deudas. Todos los gastos legales serán a cargo del cliente.

En algunos países se aplica la retención en la fuente sobre el monto de las facturas, de acuerdo con su legislación interna. Cualquier retención en la fuente será pagada por el cliente a las autoridades fiscales. En ningún caso Odoo S.A. podrá involucrarse en los costos relacionados con la legislación de un país. El monto de la factura, por lo tanto, será debido a Odoo S.A. en su totalidad y no incluye ningún costo relacionado con la legislación del país en el que se encuentra el cliente.

Para clientes con presencia global, la tarificación aplicable siempre se basa en la ubicación del cliente con la lista de precios más alta, a menos que se especifique lo contrario por escrito en el momento de la compra.

Las suscripciones mensuales solo están disponibles para alojamiento en la Plataforma en la Nube (Odoo SaaS y Odoo SH). El pago de las suscripciones mensuales solo puede realizarse con tarjeta de crédito o un método de débito automático equivalente admitido. Odoo S.A. se reserva el derecho de rechazar cualquier Suscripción Mensual que no cumpla con estas condiciones.

Odoo S.A. se compromete a hacer lo posible para suministrar los servicios a tiempo de acuerdo con los plazos acordados. Sin embargo, ninguna de sus obligaciones puede considerarse como una obligación de lograr resultados. Odoo S.A. no puede, bajo ninguna circunstancia, ser requerida por el cliente para aparecer como tercero en el contexto de cualquier reclamación por daños presentada contra el cliente por un consumidor final.

Para que sea admisible, Odoo S.A. debe ser notificada de cualquier reclamación mediante una carta enviada por correo certificado a su sede registrada dentro de los 8 días posteriores a la entrega de los bienes o la prestación de los servicios.

En la medida máxima permitida por la ley, la responsabilidad agregada de cada parte junto con sus filiales que surja no superará el 50% del monto total pagado por el Cliente en virtud de estos términos durante los 12 meses inmediatamente anteriores a la fecha del evento que dé lugar a dicha reclamación. Múltiples reclamaciones no ampliarán esta limitación.

Odoo S.A. se reserva el derecho de modificar estos términos en cualquier momento sin previo aviso. El cliente estará sujeto a los términos vigentes en el momento de la aceptación de dichos términos.

Todas nuestras relaciones contractuales estarán reguladas exclusivamente por la ley belga. Además, cualquier disputa que pueda surgir estará sujeta exclusivamente a la jurisdicción de los tribunales del distrito de Nivelles (Bélgica).

CAPÍTULO II – ODOO PARTNER: CONSULTORÍA E IMPLEMENTACIÓN ODOO

Partner Odoo para Colombia - Rasot Estratégica Comercial SAS

Última publicación 12 de septiembre 2023

Modificación 18 de febrero de 2026. Correcciones ortográficas y de comprensión. Alcance BOLSA DE HORAS, y horas. 

Al "Firmar y Aceptar" un Presupuesto o Pedido presentado por RASOT ESTRATÉGICA COMERCIAL SAS, o cualquiera de sus empresas del Grupo RASOTEC, el cliente manifiesta su aceptación de los siguientes términos y condiciones. Y renuncia explícitamente a sus propias condiciones o peticiones personalizadas no incluidas en esta sección, o en el Presupuesto o Pedido

Aplican para las siglas y Empresas del Grupo empresarial

• RASOT SAS
• RASOTEC

Los servicios prestados por el Partner Odoo se ejecutan bajo la modalidad "REMOTO", en sesiones programadas por el Partner, y dentro del horario habilitado por el Partner, para el Cliente. Los servicios serán prestados por personal propio, externo o subcontratado, para tal fin, Profesionales, Técnicos o Tecnólogos, Consultores, y/o expertos, y/o certificados en Odoo. Los servicios prestados se limitan a lo expresado y presentado en la Propuesta inicial que se envió al Cliente, y esta está aceptada, en los términos y condiciones, por el Cliente.

Todos los servicios del Partner Odoo están sujetos a la activación y vigencia del Licenciamiento de Odoo, por parte del Cliente. En el caso de que se suspendieran los servicios de Odoo, su licenciamiento o vigencia, no es causal, motivo para que el Cliente pueda exigir el no pago, devolución, cancelación, anulación de los pagos, servicios o contratos adquiridos por el Cliente con el Partner.

No se incluyen servicios en el sitio, en las oficinas del Cliente, o fuera de la Ciudad de Bogotá y su zona metropolitana, salvo que así se haya expresado en la Propuesta inicial por parte del Partner,  y se hayan aceptado los términos y condiciones, y costos adicionales por parte del Cliente.

No están incluidos los siguientes costos directos o indirectos, no incluidos en esta Propuesta:

• Certificado digital DIAN, requerido por esta plataforma para la gestión de documentos electrónicos
• Licenciamiento Odoo
• Plataforma Hosting, modelo SaaS, no adquiridos en la Propuesta inicial del Partner o de Odoo (Odoo.sh)
• Acceso a la plataforma Meta Business Suite. Y sus valores adicionales cobrados por la plataforma META, WhatsApp o cualquiera de sus productos.
• Certificado SSL para su sitio web
• Brand Brief o Resumen de Marca, y para diseños web, estos estarán sujetos al alcance de la App WebSite de Odoo
• Soporte personalizado, capacitaciones, adicionales, acompañamiento a nuevos usuarios.
• Personalización de Odoo, Desarrollos, Programación, App Studio, ni ninguna personalización adicional, que no esté expresada en el Presupuesto inicial, y soportada en el documento anexo técnico, validado y aprobado por el cliente, en todos sus términos y condiciones, técnicas y económicas.

En el caso de que el Cliente no cumpla con las condiciones de pago establecidas en el Presupuesto presentado y aceptado por el Cliente, es motivo de suspensión inmediata de los servicios  ofrecidos, expresados en la propuesta contratada. Estos serán renovados 3 días hábiles posteriores al pago total adeudado y "Paz y salvo" por parte del Cliente.

Aplican Términos y Condiciones de Servicios de Soporte Contratado SLA (Service Level Agreement)

Para temas de soporte al cliente, estará habilitada la plataforma AYUDA de Odoo del Partner. Aplican SLA (Service Level Agreement)

CAPÍTULO III – ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO Y SOPORTE (SLA)

Aplica a todas las líneas de negocio: Licenciamiento Odoo, Odoo Partner y BPO de Procesos Administrativos.

ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO Y SOPORTE

SLA - Service Level Agreement

El Fabricante Odoo dispone de las herramientas propias de ayuda y soporte disponibles en su portal Odoo.com. Haga clic en los siguientes enlaces:

AYUDA EN LÍNEA Odoo

DOCUMENTACIÓN EN LÍNEA Odoo

RASOT SAS Partner Odoo para Colombia  dispone también de su portal Odoo disponible para nuestros usuarios. Allí encontrarás distintas opciones que le permitirán al Cliente y Usuario final obtener información como son BOT de ayuda, Blog, Ayuda, cursos, Ticket de Soporte y consultoría.

Odoo para nuestros Clientes

El Objeto del Acuerdo define el nivel de servicio y los compromisos de soporte, para los Servicios y Aplicaciones Odoo activados, implementados o incluidos en la Propuesta y adquiridos por el Cliente.

"Respuesta Inicial" se refiere al acuse de recibo, la asignación a un técnico y/o la solicitud de información adicional. 

"Solución"  se refiere a la corrección permanente o una solución temporal viable.

Soporte de Nivel 1 - Básico y Estándar - Técnico Funcional

• PRIORIDAD BAJA
• Este nivel de soporte tiene como alcance la funcionalidad básica estándar de Odoo y sus Apps Básicas: CONTABILIDAD-VENTAS-COMPRAS-INVENTARIOS-FACTURACIÓN-DOCUMENTOS-CONTACTOS 
• AYUDA EN LÍNEA Odoo
• Incluye soporte técnico por errores (Bugs) de la Plataforma Odoo habilitada para el Cliente, y sus Apps activadas o incluidas en el Proyecto y Presupuesto aprobado por el Cliente, o cualquiera de sus funcionalidades.
• Incluye Preguntas generales de uso, solicitudes de mejora, o solicitud de información no "Urgente"
• Se incluyen sólo las App Odoo que se incluyeron en la Propuesta, en el capítulo App Estándar...
• el único canal autorizado es la Plataforma Odoo del Partner
• 
  
•  Odoo para nuestros Clientes
• Se incluyen sólo las App Odoo que se describieron y aprobaron en la Propuesta, en el capítulo App Estándar...
• Incluye hasta 10 horas, bajo el plan recurrente "SOPORTE BÁSICO ANUAL", si solo sí, el Cliente ha adquirido el Plan de Licenciamiento anual.
• Incluye hasta 5 horas o igual número de tickets bajo el servicio recurrente "FE Soporte 1M Nivel 1". Soporte funcional de Odoo dentro del estándar para la funcionalidad de facturación electrónica, por el primer mes, o 30 días calendario, a partir de la fecha "Arranque" o "GoLive" o "Salida en Vivo" del Proyecto.
• Incluye hasta 10 horas o igual número de tickets bajo el servicio recurrente "Soporte Odoo 1MES Nivel 1". Soporte funcional de Odoo dentro del estándar y las personalizaciones que se hayan incluido para el Proyecto, y en el Presupuesto presentado al Cliente.
• Aplica Horario de atención Oficina Colombia: Horario Lunes a Jueves de 09:00-12:00 y 14:00-17:00, Viernes en jornada contínua 09:00 - 16:00. No se incluye los días sábados y domingo ni festivos.
• Tiempo de respuesta inicial 48 horas, hábiles, a partir de la hora siguiente de la hora de creación del ticket
• Tiempo objetivo de la solución: Se definirá en la respuesta inicial, incluyendo fechas y alcance.

NO INCLUYE:

• Desarrollos o personalizaciones que no fueron vendidos, facturados o implementados por RASOT SAS.
• Fallos derivados de configuraciones o manipulaciones hechas por personal no autorizado del Cliente. 
• Problemas originados en software o hardware de terceros. Ejemplo servidores no administrados por RASOT SAS, conectividad a internet del Cliente, etc. 
• No se incluyen soporte sobre Apps Odoo nuevas, adicionales o instaladas por parte del Usuario. Sujeto al cobro  por Horas según Lista de Precios vigente
• No se incluyen consultas o soporte sobre aplicaciones de terceros que no estén cubiertas con un contrato de servicios para dicha funcionalidad o servicio contratado.

Soporte de Nivel 2 - Personalizado

• PRIORIDAD MEDIA
• Este nivel de soporte tiene como objeto satisfacer la necesidad especial del Cliente, respecto a su prioridad, alcance funcional, horarios, tiempos de atención y respuestas.
• Incluye condiciones comerciales o técnicas establecidas por el Cliente y presentadas en el Presupuesto y Pedido. Con la "firma y aceptación" del Cliente.
• Falla menor, error en reportes, no crítico, preguntas funcionales que impiden el avance eficiente del área, usuario funcional o usuario final
• Tiempo máximo de respuesta inicial 24 horas hábiles, a partir de la hora de creación del ticket
• Tiempo objetivo de la solución: 3 días hábiles

NO INCLUYE:

• Acciones o actividades originadas en el "Control de cambios". aplican costos adicionales. Valor HORA vigente en la Lista de Precios vigente

Soporte de Nivel 3 - Premium

• PRIORIDAD ALTA
• Este nivel de soporte tiene como objeto la atención prioritaria incluida en el Presupuesto o Pedido. Con la "firma y aceptación" del Cliente
• Aplican condiciones especiales de horarios, tiempos de atención y respuesta, establecidos previamente para el Proyecto y el Cliente
• Aplican costos adicionales. Valor de HORA vigente en lista de precios vigente.
• Falla de una App, o funcionalidad importante. El negocio o la operación del cliente puede continuar, pero con una dificultad significativa o requiere un proceso manual.
• Incluye soporte contratado para "desarrollos" o "personalizaciones" detalladas en el alcance del Proyecto.
• Aplican costos adicionales.
• Incluye horarios extendidos solicitado por el Cliente. ejemplo 5x8, 5x12, 5x24, Sábados, Domingos y Festivos.
• Tiempo máximo de respuesta inicial 4 horas, a partir de la hora del ticket
• Tiempo objetivo de la solución: 1 día hábil. Sujeto a las condiciones técnicas.

Soporte Nivel 4 - URGENTE

• PRIORIDAD CRÍTICA
• Este nivel de soporte tiene como objeto la atención urgente e inmediata
• La Plataforma Odoo, alguna App o funcionalidad estándar o personalizada presenta una falla crítica. Se ha perdido acceso a la Plataforma o una funcionalidad clave que impacta la operación del negocio está totalmente bloqueada. Ejemplos: No se puede facturar, no se puede producir, No se puede vender. 
• No hay solución temporal.
• Tiempo máximo de respuesta inicial 1 hora, a partir de la hora del ticket
• Tiempo objetivo de la solución: Intentar una solución temporal o escalamiento urgente y prioritario

CAPÍTULO IV – BPO DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS (OUTSOURCING DE PROFESIONALES INDEPENDIENTES)

CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACIÓN Y TÉRMINOS Y CONDICIONES

Servicios BPO de Procesos Administrativos · Outsourcing de Profesionales Independientes

RASOT ESTRATÉGICA COMERCIAL SAS · NIT 900.312.805-6 · Bogotá, D. C. – Colombia
Versión 2026-10.6 · Vigente desde el 27 de octubre de 2026

El presente documento contiene las Condiciones Generales que rigen la prestación de los servicios BPO (Business Process Outsourcing) de procesos administrativos de RASOT ESTRATÉGICA COMERCIAL SAS (en adelante, «RASOT» o «EL CONTRATISTA»), sociedad domiciliada en Bogotá, D. C., identificada con NIT 900.312.805-6, miembro del Grupo Empresarial RASOTEC. RASOT no ejerce la contaduría pública ni presta, a nombre propio, servicios contables, de revisoría fiscal, de auditoría o de asesoría tributaria: los actos propios de la profesión contable los ejecutan, en nombre propio y bajo su exclusiva responsabilidad, contadores públicos independientes inscritos ante la Junta Central de Contadores, conforme a la Ley 43 de 1990.

Este mismo texto cumple una doble función: (i) se publica como Términos y Condiciones en el sitio web www.rasotsas.com.co/terms y se incorpora por referencia en toda cotización, orden de venta y factura electrónica emitida por RASOT; y (ii) junto con el Anexo 1 – Condiciones Particulares (Carátula) debidamente firmado, constituye el CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS entre RASOT y EL CLIENTE.

CLÁUSULA PRIMERA (1). DEFINICIONES, ÁMBITO Y PRELACIÓN DE DOCUMENTOS

1.1. Para efectos de este documento: «EL CLIENTE» es la persona natural o jurídica que contrata los servicios; «Carátula» o «Condiciones Particulares» es el Anexo 1, en el que se individualizan las partes, los servicios, los recursos, el valor y la vigencia; «Contador Público Designado» es el Contador Público titulado, con tarjeta profesional y registro vigentes ante la Junta Central de Contadores (JCC), profesional independiente que, en nombre propio, ejecuta los actos propios de la profesión contable para EL CLIENTE; «Procesos Administrativos» son las actividades operativas de recepción, digitalización, organización, digitación, procesamiento y transmisión de información, gestión documental, coordinación y soporte tecnológico que RASOT ejecuta como BPO, las cuales no constituyen ejercicio de la contaduría pública; «Plataforma» es el sistema de información, ERP o software contable en el que se registra la información de EL CLIENTE; «Valor de la Prestación de Servicios» es la contraprestación pactada a favor de RASOT.

1.2. Estas Condiciones Generales aplican a toda cotización, orden de venta, suscripción, factura electrónica o servicio BPO de procesos administrativos prestado por RASOT dentro del alcance de este documento, salvo pacto escrito en contrario.

1.3. Prelación: en caso de contradicción prevalecerá, en su orden: (i) los otrosíes firmados; (ii) la Carátula; (iii) estas Condiciones Generales; (iv) la cotización u orden de venta aceptada.

1.4. Carátula: la Carátula es el Anexo 1 de estas Condiciones Generales. Es el formulario de Condiciones Particulares que individualiza cada contrato y contiene, como mínimo: (A) las partes; (B) los servicios contratados; (C) el Contador Público Designado; (D) la Plataforma (ERP); (E) los recursos de apoyo; (F) los plazos operativos; (G) las condiciones económicas, la vigencia y las autorizaciones; y las firmas. Su modelo se publica al final de este documento en www.rasotsas.com.co/terms; RASOT la diligencia con base en la cotización u orden de venta aceptada y EL CLIENTE la revisa y firma. El ejemplar firmado se conserva en el repositorio del contrato y como adjunto de la orden de venta o suscripción de EL CLIENTE en la plataforma Odoo de RASOT. Las instrucciones de diligenciamiento forman parte del Anexo 1.

1.5. Normas imperativas: cuando EL CLIENTE tenga la calidad de consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011, las estipulaciones de este documento se aplicarán sin perjuicio de las normas imperativas de dicha ley, y cualquier cláusula que resulte contraria a ellas se tendrá por no escrita sin afectar las demás.

CLÁUSULA SEGUNDA (2). OBJETO

RASOT se obliga a prestar a EL CLIENTE, con plena autonomía técnica, administrativa y financiera, los servicios BPO de procesos administrativos que se seleccionen en la Carátula: (i) procesamiento administrativo de la información financiera, tributaria y de nómina de EL CLIENTE, como soporte operativo del Contador Público Designado; (ii) gestión documental y de la información; (iii) reportes de gestión; (iv) plataforma y soporte tecnológico; y (v) outsourcing de profesionales independientes, esto es, la coordinación de la vinculación y del servicio del Contador Público Designado y de los recursos humanos de apoyo, conforme a la legislación vigente en la República de Colombia. Los servicios propios de la contaduría pública no forman parte del objeto de RASOT; son prestados directamente a EL CLIENTE por el Contador Público Designado, en nombre propio.

CLÁUSULA TERCERA (3). NATURALEZA DEL SERVICIO BPO Y SEPARACIÓN DEL EJERCICIO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA

3.1. RASOT no es una sociedad de contadores públicos en los términos del artículo 4 de la Ley 43 de 1990, no está inscrita ante la Junta Central de Contadores, no ejerce la contaduría pública y no ofrece ni presta, a nombre propio, servicios contables, de revisoría fiscal, auditoría, aseguramiento, asesoría tributaria o contable, certificaciones ni dictámenes. Su objeto es la consultoría empresarial, el BPO de procesos administrativos, el outsourcing de profesionales independientes y la tecnología de gestión. Ninguna mención a procesos contables, tributarios o de nómina en este documento, en la cotización, la factura o los canales de RASOT podrá entenderse como oferta o ejercicio de la contaduría pública por parte de RASOT.

3.2. Los actos propios de la profesión contable (artículo 2 de la Ley 43 de 1990), en particular la firma de estados financieros, certificaciones, dictámenes, declaraciones tributarias que lo requieran y cualquier acto que implique fe pública, serán ejecutados y firmados exclusivamente por el Contador Público Designado, con tarjeta profesional vigente, quien asume personalmente la responsabilidad profesional, ética y disciplinaria ante EL CLIENTE, la JCC y las autoridades, incluidas las sanciones previstas en el artículo 659 del E.T., de conformidad con la Ley 43 de 1990 y con lo señalado por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), entre otros, en los conceptos 2024-0043 y 2026-0069.

3.3. El Contador Público Designado será vinculado por RASOT como profesional independiente, mediante contrato civil de prestación de servicios profesionales, sin subordinación, y suscribirá la Carátula en señal de aceptación de la designación y de su responsabilidad profesional. El Contador Público Designado ejercerá su profesión con plena independencia de criterio y autonomía técnica, conforme a los principios del Código de Ética de la Ley 43 de 1990; RASOT no impartirá instrucciones sobre su juicio profesional ni sobre el contenido de los documentos que firme. La responsabilidad profesional por los actos propios de la contaduría pública es personal del Contador Público Designado y no se traslada a RASOT. El personal de apoyo asignado por RASOT ejecutará las actividades operativas bajo la dirección y supervisión técnica del Contador Público Designado en lo que concierne a la contabilidad de EL CLIENTE.

3.4. La contraprestación a favor de RASOT corresponde a los procesos administrativos, la coordinación del servicio, la disposición de recursos humanos de apoyo y tecnológicos, la plataforma, el soporte y la gestión de la vinculación y el pago de los honorarios del Contador Público Designado, y se denomina Valor de la Prestación de Servicios. RASOT no cobra ni factura a nombre propio actos de contaduría pública. La denominación usada en la factura no altera la naturaleza jurídica ni tributaria del servicio, la cual se determinará conforme a la ley.

3.5. Registro del Contador Público Designado: dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la firma de la Carátula, y cada vez que se cambie de profesional, EL CLIENTE, con el apoyo de RASOT, actualizará su Registro Único Tributario (RUT) para registrar al Contador Público Designado, de conformidad con el artículo 555-2 del E.T. y las normas del DUR 1625 de 2016 sobre actualización del RUT, cuya omisión es sancionable conforme al artículo 658-3 del E.T. A la terminación del contrato, EL CLIENTE actualizará el RUT para retirar al Contador Público Designado; RASOT y el profesional no responderán por actuaciones posteriores a la fecha efectiva de terminación, aunque la actualización no se haya efectuado.

CLÁUSULA CUARTA (4). ALCANCE DE LOS SERVICIOS

Según lo marcado en la Carátula, el servicio podrá comprender los siguientes procesos administrativos, ejecutados como soporte operativo y bajo la dirección y responsabilidad técnica del Contador Público Designado en lo contable y tributario:

4.1. Procesamiento administrativo de la información financiera: recepción, digitalización, organización y digitación de documentos soporte en la Plataforma; preparación de conciliaciones bancarias; apoyo operativo a los cierres mensuales y anual; y preparación de la información base para que el Contador Público Designado elabore, revise y firme los estados financieros bajo el marco técnico aplicable (Grupos 1, 2 o 3 del DUR 2420 de 2015).

4.2. Soporte administrativo a las obligaciones tributarias nacionales (DIAN): preparación operativa de borradores de las declaraciones de retención en la fuente, IVA, impuesto sobre la renta y complementarios, régimen simple o activos en el exterior, según aplique, e información exógena nacional, para revisión, aprobación y firma del Contador Público Designado y de quien corresponda. El criterio técnico tributario y contable es exclusivo del Contador Público Designado.

4.3. Soporte administrativo a las obligaciones tributarias territoriales: declaraciones de industria y comercio (ICA), avisos y tableros, retenciones de ICA (ReteICA) e información exógena municipal en los municipios donde EL CLIENTE tenga obligaciones.

4.4. Procesamiento administrativo de nómina y seguridad social: liquidación operativa de nómina y prestaciones sociales; generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica (Resolución DIAN 000013 de 2021 y concordantes); liquidación de aportes mediante la Planilla PILA, con observancia del límite del 40 % de pagos no salariales del artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 y de la Ley 2101 de 2021 y la Ley 2466 de 2025 en jornada y recargos.

4.5. Reportes de gestión administrativa: informes de saldos de cartera de clientes y de cuentas por pagar, flujo de caja y los demás pactados en la Carátula.

PARÁGRAFO. Las declaraciones, informes y reportes se preparan con base en la información que reposa en la Plataforma, en los sistemas oficiales de la DIAN (facturación electrónica, documento soporte, nómina electrónica y RADIAN) y en la documentación soporte que EL CLIENTE entregue y que pueda ser validada para efectos contables, tributarios y legales.

CLÁUSULA QUINTA (5). EXCLUSIONES

Salvo otrosí escrito con su respectivo valor, no hacen parte del servicio:

5.1. Revisoría fiscal, auditoría externa, aseguramiento, certificaciones o dictámenes, y en general cualquier servicio reservado a contadores públicos o sociedades de contadores inscritas ante la Junta Central de Contadores, los cuales RASOT no presta.

5.2. Representación, defensa o respuesta de fondo en procesos de fiscalización, requerimientos especiales, emplazamientos, pliegos de cargos o recursos ante la DIAN, la UGPP, las secretarías de hacienda, la Superintendencia de Sociedades u otras autoridades. La atención de requerimientos ordinarios de información se cotizará por separado.

5.3. Reconstrucción o depuración de información contable de periodos anteriores al inicio del contrato, o correcciones de declaraciones de periodos no preparados en ejecución de este contrato.

5.4. Trámites ante Cámara de Comercio, bancos, entidades públicas o privadas no vinculados directamente con el objeto contratado.

5.5. Implementación, parametrización, licenciamiento o soporte del ERP, los cuales se rigen por contrato y facturación independientes.

CLÁUSULA SEXTA (6). PLATAFORMA TECNOLÓGICA – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN (ERP)

6.1. En la Carátula se identificará la Plataforma que soportará la operación (nombre, versión, número de usuarios, fabricante, proveedor o partner) y la parte responsable de su licenciamiento, disponibilidad y soporte.

6.2. EL CLIENTE se obliga a registrar en la Plataforma, de manera oportuna, las operaciones comerciales que le correspondan (compras, ventas, inventarios y tesorería) cuando así se pacte en la Carátula.

6.3. RASOT tiene a disposición Odoo Enterprise, en su condición de Partner Odoo, así como conocimiento funcional de plataformas como SAP Business One, Siigo, World Office y Helisa, entre otros; el catálogo de plataformas se mantiene en la plataforma Odoo de RASOT.

PARÁGRAFO 1. Cuando RASOT no sea el proveedor o responsable de la Plataforma, no asumirá responsabilidad por fallas, caídas, pérdida de información, errores de cálculo, actualizaciones o incumplimientos atribuibles al fabricante o al proveedor del software.

PARÁGRAFO 2. EL CLIENTE es el titular de la información registrada en la Plataforma. El licenciamiento del software se rige por los términos de su fabricante (por ejemplo, Odoo Enterprise Subscription Agreement o licencia LGPLv3 para Odoo Community).

CLÁUSULA SÉPTIMA (7). RECURSOS Y PERSONAL ASIGNADO

7.1. RASOT pondrá a disposición los recursos humanos de apoyo y los recursos técnicos señalados en la Carátula (auxiliares administrativos o de apoyo contable, técnicos o tecnólogos, modalidad presencial o remota, jornadas y días), y gestionará la vinculación del Contador Público Designado como profesional independiente.

7.2. La documentación del Contador Público Designado (cédula, tarjeta profesional, certificado de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios expedido por la JCC, hoja de vida y referencias) estará a disposición de EL CLIENTE cuando la solicite, y deberá mantenerse vigente durante la ejecución del contrato.

7.3. RASOT podrá reemplazar al personal asignado informando previamente los motivos y presentando un profesional de igual o superior perfil; ello no será causal de terminación ni de suspensión del contrato.

7.4. EL CLIENTE podrá solicitar el cambio del personal asignado mediante solicitud escrita y motivada; el cambio se hará efectivo a partir del corte mensual siguiente.

7.5. No contratación de personal: durante la vigencia del contrato y hasta un (1) año después de su terminación, EL CLIENTE no vinculará laboralmente ni contratará, directamente o por interpuesta persona, al personal asignado por RASOT, incluido el Contador Público Designado, sin autorización previa y escrita de RASOT. Esta obligación es exclusiva de EL CLIENTE y no limita la libertad de trabajo de dichas personas (artículos 25 y 26 de la Constitución Política). Su incumplimiento obligará a EL CLIENTE a pagar a RASOT, a título de cláusula penal (artículo 1592 del Código Civil), una suma equivalente a seis (6) mensualidades del Valor de la Prestación de Servicios vigente al momento del incumplimiento, sin perjuicio de que RASOT pueda autorizar la vinculación previo acuerdo económico.

CLÁUSULA OCTAVA (8). OBLIGACIONES DEL CONTADOR PÚBLICO DESIGNADO

Sin perjuicio de las demás previstas en la Ley 43 de 1990 y su Código de Ética, el Contador Público Designado se obliga a:

8.1. Organizar o ajustar el sistema contable de EL CLIENTE y, cuando aplique, elaborar el estado de situación financiera de apertura con corte a la fecha indicada en la Carátula.

8.2. Evaluar las actividades económicas de EL CLIENTE para determinar los impuestos, retenciones y obligaciones formales a su cargo, y proyectar el sistema de control interno contable adecuado.

8.3. Adecuar la contabilidad a las exigencias de la DIAN, entes territoriales, superintendencias y entidades financieras.

8.4. Revisar y firmar, bajo su responsabilidad profesional, los estados financieros, certificaciones y declaraciones que la ley exija firmar por contador público.

8.5. Mantener vigentes su tarjeta profesional y su registro ante la JCC, e informar de inmediato cualquier sanción o inhabilidad.

CLÁUSULA NOVENA (9). OBLIGACIONES DE RASOT

9.1. Ejecutar los procesos administrativos con idoneidad, diligencia y ética, conforme a la ley y a estas Condiciones Generales, sin ejercer actos propios de la contaduría pública.

9.2. Entregar a EL CLIENTE, previa revisión del Contador Público Designado, los borradores de las declaraciones tributarias con la antelación pactada en la Carátula respecto del vencimiento legal, según el calendario tributario vigente.

9.3. Informar oportunamente y por escrito las inconsistencias o faltantes de información detectados en los procesos a su cargo; la evaluación técnica de los riesgos tributarios y contables corresponde al Contador Público Designado.

9.4. Guardar reserva sobre la información de EL CLIENTE.

9.5. Verificar periódicamente la vigencia de la tarjeta profesional y del registro ante la JCC del Contador Público Designado.

CLÁUSULA DÉCIMA (10). OBLIGACIONES DE EL CLIENTE

10.1. Entregar completa, legible y oportunamente la documentación soporte (facturas electrónicas con su XML, documentos soporte, extractos bancarios, recibos, comprobantes de egreso, contratos y novedades de nómina) a más tardar el día del mes indicado en la Carátula.

10.2. Garantizar la veracidad, integridad, autenticidad y licitud de la información entregada.

10.3. Otorgar los accesos y credenciales operativas a la Plataforma, al portal de facturación electrónica, al operador PILA y a los demás sistemas necesarios.

10.4. Mantener vigente el RUT y el instrumento de firma electrónica (IFE) de su representante legal ante la DIAN, y firmar y presentar oportunamente las declaraciones aprobadas.

10.5. Aprobar o formular observaciones a los borradores dentro del plazo de días hábiles indicado en la Carátula. Vencido el plazo sin respuesta, RASOT y el Contador Público Designado no responderán por la extemporaneidad que se genere.

10.6. Pagar oportunamente los impuestos, aportes y demás obligaciones ante las entidades correspondientes; RASOT no administra ni maneja recursos de EL CLIENTE salvo pacto expreso.

10.7. Cumplir las instrucciones y recomendaciones del Contador Público Designado para la correcta implementación del servicio y el mejoramiento de su organización contable.

10.8. Disponer de los recursos operativos necesarios (puesto de trabajo, equipos, conectividad, licencias, archivo físico y magnético) cuando el servicio se preste en sus instalaciones.

10.9. Pagar el Valor de la Prestación de Servicios en la forma y plazos pactados.

10.10. Reportar por escrito y oportunamente las novedades de nómina (ingresos, retiros, incapacidades, licencias, vacaciones, horas extras, recargos y pagos no salariales) y responder por su veracidad.

10.11. Informar a RASOT por los canales formales cualquier cambio de sus datos de contacto, representante legal, correo oficial o domicilio; mientras no lo haga, las comunicaciones enviadas a los datos registrados se tendrán por válidamente surtidas.

PARÁGRAFO. EL CLIENTE, en su calidad de contribuyente, responsable, agente retenedor y empleador, es el titular exclusivo de sus obligaciones tributarias, laborales y de seguridad social (artículos 2, 555 y 572 del E.T. y Código Sustantivo del Trabajo). RASOT no adquiere la calidad de empleador de los trabajadores de EL CLIENTE, ni de responsable, agente retenedor o deudor solidario de sus obligaciones fiscales o parafiscales.

CLÁUSULA UNDÉCIMA (11). CANALES OFICIALES DE COMUNICACIÓN

11.1. Canales oficiales: son canales oficiales del contrato (i) las cuentas de correo corporativo de RASOT bajo el dominio @rasotsas.com.co y la cuenta oficial de EL CLIENTE indicada en la Carátula; (ii) el portal de clientes de RASOT (www.rasotsas.com.co/my); (iii) las herramientas de la plataforma Odoo de RASOT o de EL CLIENTE, entre ellas los mensajes y notas del historial (chatter) de cada documento, el módulo Conversaciones (Discuss) con sus chats y canales, el chat en vivo, los bots y asistentes automatizados o de inteligencia artificial, las actividades y el correo electrónico integrado; (iv) la mensajería instantánea, incluida WhatsApp (directa o integrada a Odoo); (v) las herramientas de colaboración y videoconferencia como Microsoft Teams, Outlook, Google Meet o Zoom; y (vi) el repositorio virtual (Google Drive u otro) habilitado para el contrato, así como cualquier otra herramienta que las partes habiliten de común acuerdo.

11.2. Comunicaciones formales: las comunicaciones de terminación, no renovación, revocatoria de autorizaciones, reclamaciones y modificaciones contractuales deberán enviarse por correo electrónico a las cuentas oficiales indicadas en la Carátula o por escrito físico; los demás canales serán válidos para la gestión operativa, solicitudes, aprobaciones y seguimiento del servicio.

11.3. Los mensajes de datos tendrán plena validez y fuerza probatoria conforme a la Ley 527 de 1999.

11.4. La disponibilidad de las herramientas depende de su proveedor (por ejemplo, Odoo S.A., Google LLC, Microsoft o Meta), por lo que RASOT no garantiza su funcionamiento. El repositorio estará disponible para EL CLIENTE hasta treinta (30) días calendario después de la terminación del contrato, plazo dentro del cual EL CLIENTE deberá descargar su información.

11.5. Grabación de reuniones: las reuniones presenciales o virtuales entre las partes podrán ser grabadas en audio y/o video, y transcritas o resumidas con herramientas tecnológicas, con el fin de hacer seguimiento y control del servicio y documentar los procesos, decisiones, actividades, compromisos y responsables expuestos, definidos o asignados, así como servir de soporte de actas e informes. Al inicio de cada grabación se informará a los asistentes su realización y finalidad. EL CLIENTE, con la firma de la Carátula, autoriza la grabación y se obliga a informar de ello a sus representantes, empleados y terceros que asistan. Las grabaciones se tratarán conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, se conservarán con carácter confidencial durante la vigencia del contrato y hasta por cinco (5) años más, y estarán a disposición de ambas partes. Las grabaciones, transcripciones y actas podrán aportarse como prueba en los términos de la Ley 527 de 1999 y del Código General del Proceso.

CLÁUSULA DUODÉCIMA (12). VALOR DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS, FACTURACIÓN E IMPUESTOS

12.1. Valor: el señalado en la Carátula como Valor de la Prestación de Servicios, pagadero en cuotas mensuales iguales, más los impuestos a que haya lugar. Este valor incluye los procesos administrativos, el personal de apoyo asignado y la gestión de la vinculación del Contador Público Designado, cuyos honorarios profesionales reconoce y paga RASOT directamente al profesional por cuenta del servicio.

12.2. Facturación: RASOT expedirá mensualmente factura electrónica de venta, validada por la DIAN conforme a la Resolución 000165 de 2023 y sus modificaciones, bajo el concepto «Servicios BPO de procesos administrativos» o el que corresponda a la naturaleza del servicio prestado; en ningún caso bajo conceptos de servicios contables, revisoría fiscal o asesoría tributaria. La factura se remitirá al correo de recepción de EL CLIENTE, estará disponible en el portal de clientes y constituye título valor en los términos del Código de Comercio y de la Ley 1231 de 2008.

12.3. Plazo de pago: dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes facturado, o el plazo indicado en la factura, mediante transferencia o consignación a la cuenta bancaria informada en la factura electrónica. El plazo pactado respeta el límite de la Ley 2024 de 2020.

12.4. Impuestos: (i) IVA a la tarifa general del 19 % (artículo 468 del E.T.); (ii) retención en la fuente a título de renta según la naturaleza del pago (honorarios, consultoría o servicios), a la tarifa vigente conforme al artículo 392 del E.T. y al DUR 1625 de 2016, con las modificaciones del Decreto 572 de 2025 (vigente nuevamente desde el 1 de julio de 2026); (iii) retención de IVA cuando EL CLIENTE sea agente retenedor (artículo 437-2 del E.T.); y (iv) retención de ICA según la tarifa de la actividad en el municipio donde se preste el servicio. Las tarifas aplicables serán las vigentes a la fecha de causación.

PARÁGRAFO. La tarifa especial del tres punto cinco por ciento (3,5 %) prevista en el parágrafo del artículo 1.2.4.3.1 del DUR 1625 de 2016 (Decreto 2499 de 2012) aplica únicamente a pagos por análisis, diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, ajustes, pruebas, suministro y documentación de programas de informática, diseño de páginas web, consultoría en programas de informática y licenciamiento o derecho de uso de software, a favor de declarantes de renta. No es aplicable a los servicios BPO de procesos administrativos regulados en este documento; los servicios de software, ERP o licencias que preste RASOT se facturarán por separado para permitir la correcta aplicación de dicha tarifa.

12.5. Mora: el retraso en el pago causará intereses moratorios a la tasa máxima legal certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia (artículo 884 del Código de Comercio). Un retraso superior a treinta (30) días calendario faculta a RASOT para suspender los servicios, previo aviso escrito, sin responsabilidad por las sanciones o perjuicios derivados de la suspensión. Los gastos razonables y debidamente soportados de cobranza prejudicial y judicial serán a cargo de EL CLIENTE.

12.6. Reporte a centrales de información: EL CLIENTE autoriza a RASOT para consultar, reportar y actualizar su información de comportamiento comercial y crediticio ante los operadores de información, conforme a la Ley 1266 de 2008, modificada por la Ley 2157 de 2021. Todo reporte negativo estará precedido de la comunicación previa al titular en los términos del artículo 12 de dicha ley.

12.7. Servicios adicionales: los servicios no incluidos en el alcance se cotizarán y facturarán por separado, previa aprobación escrita de EL CLIENTE.

CLÁUSULA DECIMOTERCERA (13). REAJUSTE ANUAL DEL VALOR

Al inicio de cada año calendario y en cada renovación, el Valor de la Prestación de Servicios se reajustará automáticamente en el porcentaje que resulte mayor entre: (i) la variación del Índice de Precios al Consumidor (IPC) certificada por el DANE para el año calendario inmediatamente anterior; y (ii) el porcentaje de incremento del Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV) decretado para el año del reajuste. Cualquier incremento adicional por variación del alcance, del volumen de transacciones o del número de empleados se acordará por escrito.

CLÁUSULA DECIMOCUARTA (14). VIGENCIA Y RENOVACIÓN AUTOMÁTICA

14.1. Vigencia inicial: el contrato tendrá una vigencia inicial de seis (6) meses contados desde la fecha de inicio indicada en la Carátula, cuando entre dicha fecha y el treinta y uno (31) de diciembre del año calendario en curso medien seis (6) meses o más. Cuando medie un plazo inferior a seis (6) meses, la vigencia inicial irá desde la fecha de inicio hasta el treinta y uno (31) de diciembre del mismo año calendario.

14.2. Prórroga de alineación: si la vigencia inicial de seis (6) meses vence antes del treinta y uno (31) de diciembre, el contrato se prorrogará automáticamente desde el día siguiente a su vencimiento hasta el treinta y uno (31) de diciembre del mismo año calendario, salvo que cualquiera de las partes manifieste por escrito su decisión de no prorrogarlo con al menos treinta (30) días calendario de antelación al vencimiento de la vigencia inicial.

14.3. Renovación automática: vencida la vigencia inicial y, en su caso, la prórroga de alineación, el contrato se renovará automáticamente por periodos anuales sucesivos, coincidentes con el año calendario (1 de enero a 31 de diciembre), salvo que cualquiera de las partes manifieste por escrito su decisión de no renovarlo con al menos treinta (30) días calendario de antelación al vencimiento del periodo en curso.

14.4. Ejemplos: (i) inicio el 1 de marzo: vigencia inicial hasta el 31 de agosto, prórroga de alineación hasta el 31 de diciembre y, luego, años calendario; (ii) inicio el 1 de agosto: vigencia inicial hasta el 31 de diciembre y, luego, años calendario; (iii) inicio el 1 de noviembre: vigencia inicial hasta el 31 de diciembre del mismo año y, luego, años calendario. En todos los casos aplican la terminación anticipada (cláusula 15) y el reajuste anual (cláusula 13).

CLÁUSULA DECIMOQUINTA (15). TERMINACIÓN DEL CONTRATO

15.1. Terminación por EL CLIENTE: EL CLIENTE podrá terminar el contrato en cualquier momento mediante comunicación escrita enviada con al menos treinta (30) días calendario de antelación. Como protección para EL CLIENTE, la terminación se hará efectiva en el corte mensual, esto es, el último día del mes calendario siguiente al de la recepción de la comunicación, de modo que el servicio cubra periodos mensuales completos. No obstante, si EL CLIENTE así lo manifiesta expresamente en su comunicación, la terminación se hará efectiva en la fecha que indique, incluso de manera inmediata.

15.2. Terminación por RASOT: RASOT podrá terminar el contrato mediante comunicación escrita enviada con al menos treinta (30) días calendario de antelación, con efectos en el corte mensual siguiente.

15.3. Terminación por incumplimiento: el incumplimiento grave de cualquiera de las obligaciones, incluida la mora prevista en la cláusula 12.5, facultará a la parte cumplida para terminar el contrato de forma inmediata mediante comunicación escrita.

15.4. Efectos económicos: la terminación no genera indemnización a cargo de ninguna de las partes. El Valor de la Prestación de Servicios se causa y factura siempre por meses calendario completos, sin prorrateos ni fracciones: EL CLIENTE pagará la totalidad de los meses facturados y el mes completo en que se haga efectiva la terminación, incluso cuando esta ocurra antes del último día del mes por solicitud de EL CLIENTE.

15.5. Liberalidad y exoneración de responsabilidad: la terminación, por cualquier causa, antes del cierre de la vigencia fiscal o antes del vencimiento de obligaciones periódicas o anuales (entre otras, cierres contables, estados financieros de fin de ejercicio, declaraciones de renta, IVA, retenciones e ICA, información exógena, nómina electrónica, PILA y reportes a superintendencias), libera a RASOT y al Contador Público Designado de toda obligación y responsabilidad respecto de los periodos, obligaciones y vencimientos posteriores a la fecha efectiva de terminación, los cuales quedarán a cargo exclusivo de EL CLIENTE. RASOT no responderá por sanciones, intereses ni perjuicios originados en tales obligaciones, salvo que se pacte por escrito su atención como servicio adicional.

15.6. Empalme y entrega: a la terminación, RASOT entregará a EL CLIENTE, sin condicionamiento alguno, la información, libros, archivos y documentos de su propiedad que estén en su poder, y suscribirá con EL CLIENTE un acta de entrega y empalme. El pago de las sumas pendientes podrá exigirse por las vías legales, sin que su falta autorice retener información de propiedad de EL CLIENTE.

CLÁUSULA DECIMOSEXTA (16). CONFIDENCIALIDAD Y SECRETO PROFESIONAL

Las partes guardarán estricta confidencialidad sobre la información técnica, financiera, comercial, laboral y operativa que conozcan con ocasión del contrato, y no la difundirán ni la usarán en interés propio o de terceros. El Contador Público Designado mantendrá el secreto profesional previsto en el artículo 63 de la Ley 43 de 1990, y RASOT y su personal de apoyo se obligan a un deber de reserva equivalente. La obligación de confidencialidad subsistirá durante la vigencia del contrato y tres (3) años después de su terminación; el secreto profesional no tiene límite temporal. Se exceptúa la información que deba revelarse por orden de autoridad competente.

CLÁUSULA DECIMOSÉPTIMA (17). PROPIEDAD Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los libros, informes, estados financieros y documentos elaborados para EL CLIENTE en ejecución del contrato son de su propiedad. RASOT los custodiará diligentemente durante la vigencia del contrato como soporte de los informes y declaraciones entregados, y el Contador Público Designado conservará sus papeles de trabajo. La obligación legal de conservación de libros y soportes por el término previsto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y en el artículo 632 del E.T. corresponde a EL CLIENTE. Las metodologías, plantillas, modelos y desarrollos propios de RASOT son de su propiedad intelectual.

CLÁUSULA DECIMOCTAVA (18). PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

18.1. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25, que compila el Decreto 1377 de 2013), EL CLIENTE actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales de sus empleados, clientes y proveedores, y RASOT como Encargado del Tratamiento.

18.2. Esta cláusula constituye el contrato de transmisión de datos personales previsto en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. RASOT tratará los datos exclusivamente para la ejecución de los servicios contratados, conforme a las instrucciones de EL CLIENTE y a su política de tratamiento, aplicará medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas, y notificará a EL CLIENTE cualquier incidente de seguridad para que este lo reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio.

18.3. EL CLIENTE garantiza que cuenta con la autorización de los titulares para el tratamiento y la transmisión de sus datos. Terminado el contrato, RASOT devolverá o suprimirá las bases de datos, salvo las que deba conservar por obligación legal.

18.4. Los datos de contacto de EL CLIENTE serán tratados por RASOT conforme a su Política de Tratamiento de Datos Personales publicada en www.rasotsas.com.co.

CLÁUSULA DECIMONOVENA (19). AUTORIZACIÓN DE USO DE NOMBRE, MARCA Y REFERENCIA COMERCIAL

19.1. EL CLIENTE autoriza a RASOT y a las sociedades del Grupo Empresarial RASOTEC, de forma gratuita y no exclusiva, para usar su nombre o razón social, logotipo y marca como cliente o referencia comercial, y para publicar casos de éxito, testimonios y menciones en campañas de mercadeo y promoción, en redes sociales, sitios web, propuestas comerciales y material corporativo del grupo empresarial.

19.2. El uso se limitará a la identificación de EL CLIENTE como cliente y a la descripción general del servicio. En ningún caso se divulgarán cifras, estados financieros, información tributaria, laboral o confidencial de EL CLIENTE. Los casos de éxito con información detallada o testimonios atribuidos a personas determinadas requerirán aprobación previa del texto por parte de EL CLIENTE.

19.3. Cuando EL CLIENTE sea persona natural, o se usen imágenes o testimonios de personas naturales, esta autorización se otorga también en los términos de la Ley 1581 de 2012. Esta autorización no implica cesión ni licencia de derechos de propiedad industrial distinta de la aquí descrita.

19.4. EL CLIENTE podrá revocar esta autorización en cualquier momento mediante comunicación escrita; RASOT retirará el contenido de sus canales propios dentro de los treinta (30) días calendario siguientes, sin obligación respecto de publicaciones ya difundidas por terceros. La Carátula podrá excluir expresamente esta autorización.

CLÁUSULA VIGÉSIMA (20). RESPONSABILIDAD Y LIMITACIÓN

20.1. RASOT asume obligaciones de medio y no de resultado. Su responsabilidad por errores u omisiones directamente imputables a la ejecución de los procesos administrativos a su cargo se limitará al valor equivalente a las mensualidades del Valor de la Prestación de Servicios indicadas en la Carátula (por defecto, dos (2) mensualidades), salvo dolo o culpa grave.

20.2. RASOT no responderá por: (i) los actos propios de la profesión contable, que son responsabilidad personal del Contador Público Designado conforme a la cláusula tercera; (ii) sanciones, intereses, extemporaneidades, inexactitudes o perjuicios derivados de información entregada de forma tardía, incompleta o inexacta, o de la falta de aprobación, firma o pago oportuno por parte de EL CLIENTE; (iii) fallas de la Plataforma o de los servicios informáticos de las autoridades; (iv) decisiones adoptadas por EL CLIENTE en contra de las recomendaciones escritas recibidas; (v) el criterio, juicio y opinión profesional del Contador Público Designado; y (vi) obligaciones posteriores a la terminación, conforme a la cláusula 15.5.

20.3. En ningún caso RASOT responderá por perjuicios indirectos, imprevisibles o consecuenciales, lucro cesante, pérdida de oportunidades o daño reputacional (artículo 1616 del Código Civil), salvo dolo o culpa grave.

20.4. Aviso y corrección: EL CLIENTE informará por escrito a RASOT cualquier error u omisión que detecte dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su conocimiento, para que RASOT y el Contador Público Designado adelanten, sin costo adicional cuando el error les sea imputable, las correcciones que permita la ley (entre otras, artículos 588 y 589 del E.T.), con el fin de mitigar sanciones e intereses.

CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA (21). AUTONOMÍA E INEXISTENCIA DE RELACIÓN LABORAL

RASOT ejecutará el contrato con plena autonomía técnica, administrativa y directiva, como contratista independiente en los términos del artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo. No existirá relación laboral ni subordinación entre EL CLIENTE y RASOT o el personal que esta asigne, quien dependerá exclusivamente de RASOT. RASOT es responsable del pago de salarios, honorarios, prestaciones y aportes a la seguridad social de su personal, en armonía con la Ley 2466 de 2025.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA (22). PREVENCIÓN DE LA/FT/FPADM, TRANSPARENCIA Y ANTICORRUPCIÓN

Las partes declaran que sus recursos no provienen de actividades ilícitas, que no figuran en listas restrictivas nacionales o internacionales (incluidas las de la ONU y la OFAC) y que cumplen, en lo que les resulte aplicable, el régimen SAGRILAFT y el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades y la Ley 2195 de 2022. La inclusión de cualquiera de las partes, sus socios o administradores en dichas listas facultará a la otra para terminar el contrato de forma inmediata y sin indemnización.

CLÁUSULA VIGÉSIMA TERCERA (23). CESIÓN Y SUBCONTRATACIÓN

Ninguna de las partes podrá ceder el contrato sin autorización previa y escrita de la otra. RASOT podrá apoyarse en empresas del Grupo Empresarial RASOTEC, en profesionales independientes o en aliados estratégicos para la ejecución de actividades específicas, manteniendo la responsabilidad frente a EL CLIENTE por los servicios a su cargo y las obligaciones de confidencialidad y protección de datos.

CLÁUSULA VIGÉSIMA CUARTA (24). FUERZA MAYOR Y CASO FORTUITO

Ninguna de las partes será responsable por el incumplimiento causado por fuerza mayor o caso fortuito en los términos del artículo 64 del Código Civil, incluidas las fallas generalizadas de los servicios informáticos de la DIAN u otras autoridades. La parte afectada deberá informarlo a la otra dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

CLÁUSULA VIGÉSIMA QUINTA (25). SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

Las diferencias que surjan con ocasión del contrato, su ejecución o liquidación se someterán primero a arreglo directo durante quince (15) días hábiles y, de no lograrse, a conciliación ante un centro autorizado conforme a la Ley 2220 de 2022. Si esta fracasa, se resolverán por un Tribunal de Arbitramento del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, que decidirá en derecho, conforme a la Ley 1563 de 2012, integrado por un (1) árbitro en asuntos de menor cuantía y por tres (3) en los demás. Los costos serán asumidos por partes iguales. Se exceptúa del pacto arbitral el cobro ejecutivo de las sumas de dinero contenidas en las facturas o en este contrato, que podrá adelantarse ante la jurisdicción ordinaria.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SEXTA (26). MÉRITO EJECUTIVO, LEY APLICABLE Y DOMICILIO

El contrato y las facturas aceptadas prestarán mérito ejecutivo para el cobro de las obligaciones dinerarias, conforme al artículo 422 del Código General del Proceso. El contrato se rige por las leyes de la República de Colombia. Para todos los efectos, el domicilio contractual es la ciudad de Bogotá, D. C.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SÉPTIMA (27). ACEPTACIÓN, MODIFICACIONES Y PUBLICACIÓN

27.1. Estas Condiciones Generales se entienden aceptadas por EL CLIENTE mediante la firma de la Carátula, la firma o aceptación electrónica de una cotización u orden de venta en el portal de RASOT, el pago de la primera factura o el inicio de la ejecución del servicio. La firma electrónica tendrá plena validez conforme a la Ley 527 de 1999 y al Decreto 1074 de 2015.

27.2. Firma de RASOT: las partes acuerdan expresamente que RASOT podrá suscribir la Carátula mediante la firma de su representante legal reproducida mecánica o digitalmente en el documento, la cual tendrá plena validez y obligará a RASOT conforme a esta convención y al artículo 827 del Código de Comercio; RASOT ratifica además su aceptación con la expedición de la primera factura o el inicio de la ejecución del servicio.

27.3. RASOT podrá actualizar estas Condiciones Generales para adaptarlas a cambios normativos. La versión vigente se publicará en www.rasotsas.com.co/terms. Los cambios se informarán por los canales oficiales con treinta (30) días calendario de antelación; los contratos firmados conservarán la versión aceptada hasta su renovación, salvo cambios impuestos por la ley.

27.4. Cualquier modificación a la Carátula requerirá otrosí firmado por ambas partes.

CLÁUSULA VIGÉSIMA OCTAVA (28). INTEGRIDAD, DIVISIBILIDAD Y NO RENUNCIA

28.1. Estas Condiciones Generales, la Carátula y sus otrosíes constituyen el acuerdo íntegro entre las partes sobre su objeto y reemplazan cualquier propuesta, comunicación o acuerdo anterior, verbal o escrito.

28.2. Si alguna estipulación fuere declarada nula, ineficaz o inaplicable, las demás conservarán plena validez, y las partes la sustituirán por otra válida de efecto económico y jurídico equivalente.

28.3. La tolerancia de una de las partes frente al incumplimiento de la otra no constituirá renuncia a sus derechos ni modificación del contrato.

ANEXO 1 – CARÁTULA DEL CONTRATO (CONDICIONES PARTICULARES)

Contrato de Prestación de Servicios BPO de Procesos Administrativos N.º ________ (número de la orden de venta o suscripción en Odoo)

INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO

1. Qué es: formulario de Condiciones Particulares que, junto con las Condiciones Generales (cláusula 1.4), conforma el contrato. Prevalece sobre las Condiciones Generales en lo que regule de forma específica (cláusula 1.3).

2. Quién lo diligencia: RASOT prellena todas las secciones con la información de la cotización u orden de venta aceptada y de los documentos de EL CLIENTE (RUT y certificado de existencia y representación legal vigentes); EL CLIENTE revisa, corrige y aprueba.

3. Cómo se diligencia: (i) completar todos los campos; los que no apliquen se marcan «N/A»; (ii) marcar las casillas con «X»; (iii) expresar los valores en números y en letras, antes de IVA; en caso de diferencia prevalece el valor en letras; (iv) el número del contrato es el de la orden de venta o suscripción en Odoo; (v) las fechas se escriben en formato DD/MM/AAAA.

4. Firmas: firman electrónicamente (Odoo Sign o portal de clientes), en este orden, el representante legal de EL CLIENTE y el Contador Público Designado; RASOT suscribe con la firma reproducida de su representante legal (cláusula 27.2). Todas tienen plena validez conforme a la Ley 527 de 1999.

5. Ubicación y custodia: el modelo está publicado al final de estas Condiciones Generales (www.rasotsas.com.co/terms). El ejemplar firmado se conserva en el repositorio del contrato y como adjunto de la orden de venta o suscripción de EL CLIENTE en Odoo; cada parte recibe copia en PDF.

6. Modificaciones: cualquier cambio posterior (servicios, recursos, valor, contador, plataforma o plazos) se formaliza mediante otrosí firmado o una nueva Carátula que reemplace la anterior, conservando la misma numeración con sufijo de versión (por ejemplo, S00144-02).

A. PARTES

EL CONTRATISTA	RASOT ESTRATÉGICA COMERCIAL SAS – NIT 900.312.805-6 – Bogotá, D. C.
Representante legal	JAIRO RAMÍREZ RAMÍREZ – C.C. 19.253.209
EL CLIENTE (razón social / nombre)	________________________________
NIT / C.C.	________________________________
Domicilio	________________________________
Representante legal y C.C.	________________________________
Correo oficial de EL CLIENTE	________________________________
Correo oficial asignado por RASOT	servicioalcliente@rasotsas.com.co

B. SERVICIOS CONTRATADOS (marque con X)

Procesamiento administrativo de la información financiera (soporte al CP)	☐
Soporte administrativo tributario nacional (DIAN) y exógena	☐
Soporte administrativo tributario territorial (ICA / ReteICA)	☐
Procesamiento de nómina, nómina electrónica y PILA – periodicidad	☐ Mensual ☐ Quincenal
Informes de cartera y cuentas por pagar	☐
Clúster / entidades incluidas	Persona jurídica: ________ Persona natural: ________

C. CONTADOR PÚBLICO DESIGNADO – PROFESIONAL INDEPENDIENTE (cl. 3)

Inscripción en el RUT de EL CLIENTE (fecha)	________________
Nombre / C.C. / T.P.	________________________________
Certificado JCC vigente (fecha)	________________

D. PLATAFORMA (ERP)

Nombre / versión / N.º de usuarios	________________________________
Fabricante / proveedor / partner	________________________________
Responsable de la Plataforma	☐ CLIENTE ☐ CONTRATISTA ☐ PROVEEDOR
Registro de operaciones a cargo de EL CLIENTE	☐ Compras ☐ Ventas ☐ Inventarios ☐ Tesorería

E. RECURSOS DE APOYO ASIGNADOS

Auxiliar(es) administrativo(s) / de apoyo contable	☐ Sí ☐ No Cantidad: ____
Modalidad	☐ Presencial ☐ Remota ☐ Mixta
Jornadas por semana / días	____ ☐L ☐M ☐X ☐J ☐V ☐S ☐ Medio tiempo ☐ Tiempo completo

F. PLAZOS OPERATIVOS

Día límite de entrega de soportes por EL CLIENTE	Día ____ de cada mes
Antelación de entrega de borradores tributarios	____ días hábiles antes del vencimiento
Plazo de EL CLIENTE para aprobar borradores	____ días hábiles
Fecha de corte del balance de apertura (si aplica)	________________

G. CONDICIONES ECONÓMICAS Y VIGENCIA

Valor de la Prestación de Servicios – vigencia inicial (antes de IVA)	$ ________________ (en letras: ______________________ PESOS M/CTE)
Valor mensual (antes de IVA)	$ ________________
Forma de pago	Mensual, dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes facturado, a la cuenta informada en la factura
Fecha de inicio	____ / ____ / ______
Vigencia inicial (cl. 14.1)	Del ____/____/______ al ____/____/______ (6 meses, o hasta el 31 de diciembre si faltan menos de 6 meses)
Prórroga de alineación (cl. 14.2)	Hasta el 31 de diciembre de ______ (si aplica)
Renovación	Automática por años calendario (cl. 14.3); reajuste: el mayor entre IPC y SMMLV (cl. 13)
Límite de responsabilidad (cl. 20)	____ mensualidades (por defecto: dos)
Autorización de uso de nombre y marca (cl. 19)	☐ Otorgada ☐ Excluida

Las partes declaran conocer y aceptar las Condiciones Generales de Contratación y Términos y Condiciones de RASOT, Versión 2026-10.6, publicadas en www.rasotsas.com.co/terms, las cuales hacen parte integral de este contrato. En constancia se firma en Bogotá, D. C., el día ____ del mes de ______________ de ______.

______________________________ JAIRO RAMÍREZ RAMÍREZ C.C. 19.253.209 – Representante Legal RASOT ESTRATÉGICA COMERCIAL SAS – EL CONTRATISTA

______________________________ Nombre: ____________________ C.C. ______________ – Representante Legal EL CLIENTE

ACEPTACIÓN DEL CONTADOR PÚBLICO DESIGNADO: acepto la designación, declaro que actúo como profesional independiente, en nombre propio y sin subordinación respecto de RASOT ni de EL CLIENTE, y que asumo personalmente la responsabilidad profesional por los actos propios de la contaduría pública que ejecute y firme para EL CLIENTE, conforme a la Ley 43 de 1990, y autorizo mi registro en el RUT de EL CLIENTE.

______________________________
CONTADOR PÚBLICO DESIGNADO
Nombre: ____________________ C.C. ____________ T.P. ____________